Rejestr i ewidencje oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych
Spółka prowadzi ewidencje i rejestry stosownie do obowiązujących przepisów prawa:
- rejestr pism przychodzących i wychodzących,
- rejestr uchwał, zarządzeń i poleceń
- rejestr umów,
- rejestry wynikające z przepisów kadrowo-płacowych,
- rejestry wynikające z prowadzenia ksiąg rachunkowych tj.: dzienniki: główne i pomocnicze, rejestr VAT, zakupów i sprzedaży ,rejestry kasowe, bankowe, ewidencja środków trwałych i wyposażenia itp.
- rejestry wynikające z przepisów BHP tj.: rejestr wypadków przy pracy , rejestr szkoleń okresowych rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, itp.,
- rejestry wynikające z przepisów dot. ochrony środowiska i gospodarki odpadami :rejestr odpadów , wykaz zawierający zestawienie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat, zbiorcze zestawienie danych o rodzajach i ilości wytworzonych odpadów oraz sposobie gospodarowania nimi,
- książki obiektów budowlanych,
- rejestry zamówień i zapotrzebowań .
Oryginały rejestrów i ewidencji oraz dokumenty źródłowe znajdują się w siedzibie Spółki i są udostępniane na wniosek zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. (t.j. Dz. U. 2022, poz. 902) o dostępie do informacji publicznej.
Dokumenty dot. zatrudnienia i wynagrodzenia z lat ubiegłych w zakresie danych osobowych przy uwzględnieniu ustawy o ochronie danych osobowych przechowywane są w archiwum w siedzibie Spółki. Dokumenty dotyczące zatrudnienia i zaświadczenia o wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) na podstawie kart wynagrodzeń wystawia Dział Kadr.
Spółka jako administrator Cmentarza Komunalnego gromadzi również dokumenty i prowadzi następujące ewidencje w postaci :
- Księgi Zmarłych
- Księgi Cmentarnej
- w tradycyjnej formie książkowej dla poszczególnych kwater z wyszczególnieniem osób pochowanych, daty zgonu, adresy, lokalizacja, rodzaj grobu, właściciel oraz w formie elektronicznej księgi cmentarnej
- Karty zgonu – osób pochowanych na cmentarzu
Powyższe dokumenty i ewidencje są przechowywane w Biurze Obsługi Klienta.
Dane osobowe, przetwarzanie i przechowywanie w zbiorach Administracji Cmentarza podlegają ochronie w myśl przepisów o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Z 2002 roku, nr 101 poz. 926) z wyłączeniem art. 43 ust. 1 pkt. 3 oraz 2 cyt. Ustawy.
Administracja cmentarza udostępnia dane nieobjęte ustawą o ochronie danych osobowych.
Gromadzone dane w systemie informatycznym a także w formie tradycyjnej są odpowiednio zabezpieczone w sposób uniemożliwiający ich nieuprawnione przetwarzanie.
Dysponent grobu przekazuje swoje dane Administratorowi, jednocześnie wyraża zgodę na ich gromadzenie i przetwarzanie w niezbędnym zakresie, a osobie, której dane znajdują się w zbiorze danych Administratora na każde żądanie przysługuje prawo do wglądu i uaktualnienia swoich danych.
Odbiorcą zgromadzonych danych może być każda osoba fizyczna i prawna, która zwróci się do Zarządu z pisemnym wnioskiem, zawierającym informację dotyczącą wniosku.
Administracja cmentarza udostępnia dane osób pochowanych na Cmentarzu Komunalnym takie jak: imię i nazwisko, data zgonu i urodzenia oraz lokalizacja ich grobów, w internetowej wyszukiwarce grobów pod adresem:
https://ostrowiecswietokrzyski.grobonet.com/grobonet/start.php
